Como guardamos os dados dos seus alunos

Dados de crianças

Muitos alunos são crianças. Cada explicador, centro ou escola decide que dados guarda sobre os seus alunos e para quê, e cabe-lhe informar os pais ou encarregados de educação e, quando a lei o exija, obter o seu consentimento.

Usamos os dados das crianças apenas para prestar o serviço a quem os guarda: nunca para marketing nem para definição de perfis. Não enviamos emails de marketing e não vendemos dados pessoais.

O RGPD e a CNPD

Quanto aos dados dos alunos, das famílias e da equipa, a escola é a responsável pelo tratamento e nós somos o seu subcontratante: tratamos os dados por conta dela e apenas segundo as suas instruções, nos termos do artigo 28.º do RGPD, que fazem parte dos termos de utilização.

Todas as pessoas que trabalham para nós com acesso aos dados estão sujeitas a um dever de confidencialidade. Se uma violação de dados afetar uma escola, informamo-la sem demora injustificada e, o mais tardar, 48 horas depois de termos conhecimento dela. Um subcontratante novo é anunciado com pelo menos 30 dias de antecedência.

Um encarregado de educação que queira ver, corrigir ou apagar os dados do seu educando fala primeiro com a escola, que decide; nós ajudamos a escola a responder. Pode também apresentar queixa à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

Onde ficam os dados

Escolhemos fornecedores que guardam os dados no Espaço Económico Europeu.

Quando os dados saem do Espaço Económico Europeu, por exemplo quando a escola liga uma conta Google, Microsoft ou Zoom, só são transferidos com as garantias que o RGPD exige: para um país abrangido por uma decisão de adequação da Comissão Europeia, ou ao abrigo das suas cláusulas contratuais-tipo.

Dados cifrados

Todas as ligações à aplicação são cifradas (HTTPS). E o que é mais sensível fica guardado de forma a não poder ser lido por quem não deve:

• As palavras-passe ficam guardadas apenas como resumos criptográficos Argon2id, que não permitem voltar à palavra-passe.
• As sessões, as ligações de utilização única enviadas por email e os códigos de recuperação também ficam guardados apenas como resumos criptográficos.
• Os segredos da autenticação de dois fatores e os tokens das contas ligadas são cifrados, com chaves guardadas num serviço de gestão de chaves.
• As cópias de segurança são cifradas.
• Os códigos das ligações enviadas por email são retirados da barra de endereço e dos nossos registos.

Cópias de segurança

Todos os dias fazemos uma cópia de segurança cifrada, guardada num fornecedor diferente do dos nossos servidores. Guardamos as últimas 7 cópias diárias, e as mais antigas são removidas no prazo de 30 dias.

Assim, os dados apagados na aplicação desaparecem também das cópias de segurança no prazo de cerca de 37 dias.

Levar todos os dados

Em Definições → Dados, o responsável descarrega tudo o que a escola guardou, quando quiser e sem pedir a ninguém: um ficheiro CSV por tabela e todos os ficheiros, num só arquivo ZIP, que se abre numa folha de cálculo ou se leva para outro programa.

Apagar a escola

O responsável pede para apagar a escola em Definições → Dados. Durante 30 dias, a escola fica só de leitura: ainda se pode exportar tudo, e o pedido pode ser cancelado.

Passados os 30 dias, apagamos tudo o que a escola guardou: os registos, os ficheiros, o histórico de alterações, os eventos que a aplicação pôs nos calendários ligados e as contas que só pertenciam a essa escola. Os dados desaparecem depois das cópias de segurança, à medida que estas expiram.

Quem vê o quê

O responsável decide quem entra na escola e com que função, e pode retirar o acesso a qualquer momento. Os assistentes e os explicadores veem o que a sua função permite: numa equipa, um explicador vê os seus alunos e as suas aulas.

Cada conta pode ativar a autenticação de dois fatores: um código do telemóvel, além da palavra-passe. E cada alteração fica registada: quem mudou o quê, e quando.

Do nosso lado, só as pessoas que precisam de acesso para fazer funcionar o serviço acedem aos servidores.

Cada escola à parte

Os dados de cada escola são mantidos separados dos das outras pela própria base de dados (segurança ao nível da linha), além das verificações da aplicação.