Termos de utilização

1. Quem somos

O ExplicaHub é um serviço online para explicadores, centros de explicações e escolas (organizações) gerirem os seus alunos, famílias, equipa, aulas, calendário, presenças e registos de pagamentos.

É prestado pela equipa do ExplicaHub (nós). Pode contactar-nos através de ola@explicahub.com.

Estes termos são um acordo entre nós e cada pessoa que utiliza o ExplicaHub (utilizador). Se criar uma organização em nome de uma empresa, confirma que tem poderes para a vincular, e «utilizador» inclui também essa empresa.

2. Contas

• Precisa de uma conta para utilizar o ExplicaHub. A conta é pessoal: uma por pessoa, nunca partilhada.
• Indique dados corretos e mantenha-os atualizados. Pedimos-lhe que confirme o seu endereço de email.
• Mantenha a sua palavra-passe secreta e não a utilize noutros sítios. Recomendamos a autenticação de dois fatores.
• Avise-nos de imediato, através de ola@explicahub.com, se pensar que outra pessoa utilizou a sua conta.
• É responsável pelo que for feito com a sua conta, exceto se tal acontecer por falha nossa em protegê-la.
• As contas da equipa (responsável, assistente e explicador) destinam-se a pessoas com 18 ou mais anos.

3. Organizações e funções

Uma conta pode pertencer a uma ou mais organizações, com uma função em cada uma:

• o responsável cria a organização, gere as suas definições e a sua equipa, e responde por ela;
• os assistentes e os explicadores são convidados pelo responsável e veem o que a sua função permite (numa equipa, um explicador vê os seus alunos e as suas aulas);
• os alunos e os encarregados de educação podem receber acesso da organização, para verem o que ela partilha com eles.

O responsável decide quem entra na organização e com que função, e pode retirar o acesso a qualquer momento. O que um membro registou fica com a organização quando ele sai.

4. Dados sobre alunos, famílias e membros da equipa

A organização decide que dados guarda sobre os seus alunos, encarregados de educação e equipa, e para quê. Quanto a esses dados, a organização é o responsável pelo tratamento e nós somos o seu subcontratante, nos termos do tratamento de dados da secção 14. Cabe à organização:

• ter fundamento legal para os dados que regista e informar as pessoas a quem dizem respeito, como exige a lei de proteção de dados;
• obter o consentimento dos pais ou do encarregado de educação quando a lei o exija, em especial antes de dar acesso a um aluno com menos de 13 anos;
• manter os dados exatos e registar apenas os necessários;
• responder aos pedidos das pessoas a quem os dados dizem respeito, com a nossa ajuda quando necessário.

A forma como tratamos dados pessoais enquanto responsável pelo tratamento, por exemplo os da sua conta, é explicada na nossa Política de privacidade.

5. Utilização aceitável

Ao utilizar o ExplicaHub, não pode:

• violar a lei ou os direitos de outras pessoas, incluindo a sua privacidade e a sua propriedade intelectual;
• carregar conteúdos que não tenha o direito de partilhar, ou conteúdos ilícitos, abusivos ou nocivos;
• carregar software malicioso, ou tentar aceder a contas, organizações ou dados que não sejam seus;
• testar, sondar ou contornar a nossa segurança, ou utilizar o serviço de forma que o sobrecarregue, como a recolha automatizada de dados;
• revender ou sublicenciar o serviço;
• enviar mensagens não solicitadas através do serviço.

Podemos remover conteúdos ou suspender acessos que violem estas regras (secção 11).

6. Os seus conteúdos

O que o utilizador e a sua organização colocam no ExplicaHub (fichas de alunos, notas, documentos, fotografias, registos de aulas, etc.) continua a ser seu. Autoriza-nos a guardá-lo, copiá-lo, mostrá-lo e tratá-lo apenas na medida do necessário para lhe prestar o serviço, para o manter seguro e para cumprir a lei.

Se publicar uma página de marcações, o que ela mostra (o seu nome, fotografia, apresentação, disciplinas, serviços, preços, horários livres e os contactos da sua organização) é público, e qualquer pessoa com a ligação o pode ver. Pode deixar de a publicar a qualquer momento. Uma alteração pode demorar alguns minutos a chegar a todos os visitantes.

7. Serviços de outras empresas

Pode ligar uma conta Google, Microsoft ou Zoom para sincronizar o seu calendário e criar ligações de videochamada. Esses serviços são prestados por essas empresas, nos termos e políticas de privacidade delas, e não somos responsáveis por eles. É o utilizador que escolhe o que liga, e pode desligar a qualquer momento. O que trocamos com essas empresas é explicado na Política de privacidade.

8. Pagamentos entre uma organização e as suas famílias

O ExplicaHub regista preços, o que está em dívida, o que foi pago, pacotes, créditos e planos. Não cobra nem transfere dinheiro, e não emite faturas. Cada organização é responsável pelos seus preços, regras (cancelamentos, créditos, planos), faturas e impostos perante as suas famílias. Não somos parte nos acordos entre uma organização e as suas famílias.

9. Preços

Os preços e as condições de faturação de qualquer plano pago do ExplicaHub são apresentados antes de o subscrever. Se introduzirmos ou alterarmos preços, avisamos os responsáveis das organizações pelo menos 30 dias antes de se aplicarem, e pode encerrar a sua organização antes disso.

10. Disponibilidade, alterações e apoio

Trabalhamos para manter o serviço ExplicaHub disponível e seguro, e fazemos uma cópia de segurança cifrada todos os dias. Não podemos garantir que esteja sempre disponível ou sem erros: manutenções, falhas dos nossos fornecedores e acontecimentos fora do nosso controlo podem interrompê-lo. Sempre que possível, anunciamos as manutenções planeadas que interrompam o serviço.

Melhoramos o ExplicaHub continuamente e podemos alterar ou retirar funcionalidades. Se uma alteração retirar algo importante que utilize, avisamos com antecedência sempre que possível.

O apoio é prestado por email, através de ola@explicahub.com.

11. Suspensão e encerramento

Pode deixar de utilizar o ExplicaHub a qualquer momento. Um membro pode sair de uma organização, e o responsável pode pedir que a organização seja encerrada e eliminada em Definições → Dados.

Podemos suspender ou encerrar uma conta ou uma organização que viole estes termos de forma grave ou repetida, que ponha em risco a segurança do serviço ou de outros utilizadores, quando a lei o exija, ou quando os preços devidos continuem por pagar depois de um aviso. Salvo se a lei ou o risco o impedirem, avisamos primeiro e damos tempo para corrigir a situação.

Quando uma organização é encerrada, o responsável pode pedir-nos, no prazo de 30 dias, uma cópia dos dados da organização num formato de uso corrente e de leitura automática. Findo esse prazo, apagamos os dados como descrito na Política de privacidade.

12. Responsabilidade

Prestamos o serviço ExplicaHub com o cuidado e a competência razoáveis. Na medida em que a lei o permita, não respondemos por danos indiretos, como lucros cessantes ou perda de negócios ou de oportunidades, e a nossa responsabilidade total ao abrigo destes termos, em cada período de 12 meses, está limitada aos preços que a organização nos pagou nesse período, ou a 100 € se não pagou nenhum.

Nada nestes termos limita ou exclui a responsabilidade por dolo ou culpa grave, por morte ou danos pessoais, ou qualquer responsabilidade que a lei não permita limitar, incluindo os seus direitos enquanto consumidor.

13. Alterações a estes termos

Podemos atualizar estes termos, por exemplo quando o serviço ou a lei mudarem. Avisamos das alterações importantes por email ou na app pelo menos 30 dias antes de se aplicarem, e podemos pedir que aceite a nova versão. Se não concordar, pode deixar de utilizar o serviço e, como responsável, encerrar a sua organização antes de a alteração se aplicar.

14. Termos do tratamento de dados

Esta secção aplica-se quando uma organização utiliza o ExplicaHub e faz parte destes termos. Contém o que exige o artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

• Objeto e duração. Tratamos dados pessoais por conta da organização para lhe prestar o serviço ExplicaHub, enquanto a organização o utilizar e até os dados serem apagados como descrito na secção 11.
• Natureza e finalidade. Alojar, guardar, organizar, mostrar, enviar por email e fazer cópias de segurança dos dados, e as demais operações necessárias às funcionalidades que a organização utiliza.
• Titulares dos dados. Alunos, encarregados de educação e outros contactos da organização, e os membros da sua equipa.
• Tipos de dados. Dados de identificação e de contacto, datas de nascimento, informação escolar e de aprendizagem, notas, documentos e fotografias, aulas, presenças e registos de aulas, preços e registos de pagamentos, e quaisquer outros dados que a organização registe, incluindo em campos personalizados. A organização não deve registar categorias especiais de dados, como dados de saúde, salvo se precisar deles e tiver fundamento legal para tal.
• Instruções. Tratamos os dados apenas mediante instruções documentadas da organização, que são estes termos e a utilização que ela faz do serviço, salvo se a lei exigir outra coisa. Informamos a organização se considerarmos que uma instrução viola a lei de proteção de dados.
• Confidencialidade. Todas as pessoas que trabalham para nós com acesso aos dados estão sujeitas a um dever de confidencialidade.
• Segurança. Aplicamos as medidas técnicas e organizativas descritas na secção 10 da Política de privacidade.
• Subcontratantes ulteriores. A organização autoriza-nos a recorrer aos subcontratantes indicados na Política de privacidade. Anunciamos um subcontratante novo ou substituto com pelo menos 30 dias de antecedência, e a organização pode opor-se por motivos razoáveis de proteção de dados; se não conseguirmos resolver a oposição, pode encerrar a organização. Cada subcontratante fica sujeito às mesmas obrigações de proteção de dados, e continuamos responsáveis por ele.
• Transferências. Só transferimos os dados para fora do Espaço Económico Europeu com as garantias que o RGPD exige, como descrito na Política de privacidade.
• Assistência. Ajudamos a organização a responder aos pedidos dos titulares dos dados e a cumprir as suas obrigações em matéria de segurança, notificação de violações, avaliações de impacto e consulta prévia, na medida da informação de que dispomos.
• Violações de dados pessoais. Informamos a organização sem demora injustificada e, o mais tardar, no prazo de 48 horas após termos conhecimento de uma violação que afete os seus dados, com a informação de que dispomos.
• Fim do serviço. Quando a organização encerra, devolvemos os dados a pedido (secção 11) e depois apagamo-los, incluindo as cópias, salvo se a lei exigir que os conservemos. Os dados nas cópias de segurança desaparecem à medida que estas expiram.
• Auditorias. Disponibilizamos a informação necessária para demonstrar o cumprimento destas obrigações, e permitimos e contribuímos para auditorias da organização ou de um auditor por ela designado, com aviso prévio razoável e sob confidencialidade.

15. Lei aplicável e litígios

Estes termos regem-se pela lei portuguesa, sem prejuízo das regras que protegem os consumidores.

Se for consumidor, pode também apresentar reclamação no Livro de Reclamações Eletrónico, livroreclamacoes.pt.

16. Contacto

Escreva-nos para ola@explicahub.com.