Como organizar as suas explicações particulares

Comece por um horário semanal fixo

A maior parte dos alunos de explicações vem à mesma hora todas as semanas. Escreva esse horário uma vez, aluno a aluno: o dia, a hora, a duração, e se a aula é em casa do aluno, na sua ou online. É a base de tudo o resto.

Guarde as exceções à parte do horário: uma aula trocada de dia, uma semana de férias, um teste que pede uma aula extra. Quando as exceções se escrevem por cima do horário, ao fim de um mês já ninguém sabe qual era a regra.

Reserve dez minutos por semana, sempre à mesma hora, para olhar para a semana seguinte: que aulas há, que alunos estão em época de testes, que famílias ainda não confirmaram uma mudança.

Registe cada aula no próprio dia

Depois de cada aula, escreva três coisas: se o aluno veio, o que trabalharam e o que fica para a próxima vez. Leva um minuto e poupa-lhe a pergunta mais difícil do período: «o que é que demos em fevereiro?»

Esse registo serve também para falar com os pais com factos, para preparar a aula seguinte sem depender da memória e para perceber, ao fim de umas semanas, que matérias pedem mais tempo.

Saiba sempre quem lhe deve

Há três formas comuns de cobrar explicações: aula a aula, em pacotes de aulas pagos adiantado, ou com uma mensalidade que inclui um número de aulas. Escolha uma regra para cada aluno, escreva-a e combine-a com a família antes da primeira aula.

Numa folha de cálculo, uma linha por aula dada, com a data, o aluno e uma coluna «pago», chega para começar. O que falha é a disciplina de a atualizar: quando a folha fica uma semana por preencher, as dívidas pequenas perdem-se.

Num pacote, conte as aulas que faltam depois de cada aula e avise a família quando restarem duas. É o momento de renovar, antes de a última aula ficar por pagar.

Combine uma regra para os cancelamentos

Uma aula desmarcada uma hora antes é uma hora que dificilmente consegue preencher. Combine com as famílias, por escrito e antes de começar, com quanta antecedência se pode desmarcar sem pagar. O prazo mais comum é de 24 horas.

Quando alguém desmarca em cima da hora, decida o que fazer, cobrar, não cobrar ou repor a aula, e registe a decisão. Ser coerente é o que faz com que a regra seja aceite.

Fale com as famílias por um só canal

As mensagens de cinco pais diferentes misturam-se com tudo o resto no telemóvel. Para o que diz respeito às aulas, as confirmações, as alterações e os trabalhos de casa, prefira um canal onde tudo fica escrito e se encontra depois, como o email.

Pergunte a cada família quem deve receber essas mensagens: o aluno, um dos pais, ou ambos. Com os mais novos, quase sempre um encarregado de educação; com os mais velhos, muitas vezes o próprio aluno.

Quando a folha de cálculo deixa de chegar

Com cinco ou seis alunos, uma folha de cálculo bem mantida chega. A partir daí, o tempo que passa a atualizá-la, a conferir quem pagou e a responder a mensagens começa a competir com o tempo de preparar as aulas.

O ExplicaHub faz estas rotinas por si. As aulas regulares marcam-se uma vez e repetem-se todas as semanas. Cada aula dada fica em dívida até a marcar como paga, e os pacotes gastam os créditos sozinhos a cada aula e avisam quando estão a acabar. As famílias recebem por email as confirmações, as alterações e os lembretes das aulas, e os trabalhos de casa.