Como controlar pacotes e pagamentos de explicações

Três formas de cobrar, uma regra por aluno

Quase todos os explicadores e centros cobram de uma destas três formas, ou de uma mistura delas:

• Aula avulsa: o aluno paga cada aula depois de a ter. É simples, mas é onde as dívidas pequenas se acumulam.
• Pacote de aulas: a família paga adiantado um número de aulas, por exemplo dez, e cada aula dada gasta uma. Garante o pagamento, mas obriga a contar.
• Mensalidade: um valor por mês com um número de aulas incluído, por exemplo uma por semana. Dá previsibilidade às duas partes.

O registo mínimo

O que causa problemas não é a forma escolhida, é não estar escrita. Para cada aluno, registe como paga, e combine-o com a família antes da primeira aula.

Seja numa folha de cálculo ou num caderno, cada aula dada precisa de uma linha com a data, o aluno, o tipo de aula e se está paga. Os pagamentos recebidos ficam noutra lista, com a data, o valor, a forma de pagamento e as aulas que cobrem.

A pergunta a que este registo tem de responder a qualquer momento é «quem me deve, quanto, e porquê?». Se para lhe responder tem de procurar em três sítios, o registo não está a funcionar.

Pacotes: contar e avisar a tempo

Num pacote, o erro mais comum é dar a última aula sem que ninguém repare que o pacote acabou. A aula seguinte já é dada sem estar paga, e cobrá-la depois é desconfortável para as duas partes.

Depois de cada aula, desconte-a do pacote e veja quantas faltam. Quando restarem duas, avise a família: é o momento natural para renovar.

Se vende pacotes de tamanhos diferentes, por exemplo de cinco e de dez aulas, registe em cada um quantas aulas tinha e quando foi pago. É o que lhe permite responder logo a uma família que pergunta quantas aulas ainda tem.

Decida também, e escreva, o que acontece às aulas de um pacote que não foram usadas: se têm prazo, se passam para o pacote seguinte ou se se devolvem.

Mensalidades, e o que fica por dar

Numa mensalidade, registe a cobrança no início de cada mês e, ao longo do mês, as aulas dadas. Assim vê logo se um aluno faltou a aulas incluídas, ou se teve mais aulas do que as previstas.

Quando uma aula paga não chega a acontecer, porque foi o explicador a desmarcá-la, por exemplo, anote o valor a devolver ou a aula a repor. É uma dívida sua, e merece o mesmo cuidado que as dos alunos.

Uma rotina semanal de dez minutos

Uma vez por semana, sempre à mesma hora, percorra estes quatro passos:

• Marque como pagas as aulas e os pacotes que recebeu nessa semana.
• Veja quem tem aulas por pagar há mais de uma semana, e lembre essas famílias.
• Veja que pacotes estão a acabar, e avise as famílias.
• Confirme as cobranças das mensalidades do mês.

O que uma aplicação faz por si

O ExplicaHub faz estas contas sozinho. Cada aula avulsa dada fica em dívida até a marcar como paga, uma a uma ou várias de uma vez. Os pacotes gastam os créditos sozinhos a cada aula e avisam quando estão a acabar. Os planos mensais guardam as aulas incluídas e a cobrança de cada mês. E a lista Quem deve mostra num ecrã quem deve o quê, e porquê.

O ExplicaHub não passa faturas certificadas: acompanha o que é devido e o que foi pago, e o seu programa de faturação continua ao lado.